1. Decide quién se presenta
Revisa con tus entrenadores qué alumnos están listos. Lo habitual es mirar el tiempo en el grado actual, la asistencia de los últimos meses y el nivel técnico. Si tu club está federado, comprueba también los requisitos de tu federación para cada grado.
2. Convoca con tiempo
- Fecha, hora y lugar.
- Qué grados se examinan y qué tiene que preparar cada uno.
- Precio del examen y del diploma o cinturón, si lo hay.
- Fecha límite de inscripción.
Avisa al menos con un mes de antelación, sobre todo en grupos infantiles: las familias necesitan organizarse.
3. Gestiona la inscripción y el pago a la vez
El error más común es apuntar a los alumnos en una lista y cobrar después en recepción. Si la inscripción solo cuenta cuando está pagada, el día del examen no hay sorpresas ni cuentas pendientes.
4. El día del examen
- Lista de inscritos impresa o en el móvil, por grupos y grados.
- Orden de pase y tiempos aproximados para las familias.
- Cinturones y diplomas preparados.
- Alguien encargado de recibir a las familias.
5. Después
- Registra el nuevo grado de cada alumno con la fecha.
- Comparte fotos con las familias (con el consentimiento de imagen que tengas).
- Felicita a todos, también a los que tienen que repetir: es la mejor forma de que vuelvan a intentarlo.