Antes de empezar: lo que necesitas una sola vez
1. El identificador de acreedor SEPA
Es el código que identifica a tu club como cobrador de recibos. Lo genera tu banco: pídelo en tu oficina o gestor. En España tiene esta forma: ES + dos dígitos de control + un sufijo (normalmente 000) + el NIF del club, por ejemplo ES99000B12345678. El banco puede pedirte condiciones para dártelo, porque responde de las devoluciones.
2. Un mandato firmado por cada socio
El mandato (u orden de domiciliación) es la autorización del socio para que le cobres en su cuenta. Cada uno lleva una referencia única, la fecha de firma, el IBAN y los datos del titular de la cuenta. Guárdalos: si un socio dice que no autorizó un cobro, el mandato es tu prueba.
Consejo: recoge el mandato en el momento del alta, junto con el resto de datos. Si lo dejas para después, siempre falta alguno el día de la remesa.
Cada mes: los pasos de la remesa
- Revisa la lista de socios activos. Quita las bajas, las pausas y los cambios de cuota del mes. Aplica los descuentos de hermanos o familias.
- Comprueba los datos de cobro. Cada socio con domiciliación necesita IBAN, referencia del mandato y fecha de firma.
- Genera el fichero de la remesa. Es un fichero XML con el estándar SEPA (ISO 20022), el que en España se conoce como cuaderno 19-14. Algunos bancos dejan crearlo a mano en su web; un programa de gestión lo genera solo.
- Preséntalo en tu banca online con la antelación que pida tu banco antes de la fecha de cargo.
- Revisa las devoluciones en los días siguientes y actúa con cada una (lo explicamos en qué hacer cuando un socio devuelve un recibo).
Lo que conviene saber de los recibos domiciliados
- Un socio puede pedir a su banco la devolución de un recibo autorizado durante 8 semanas, sin dar motivos.
- Si el cargo no estaba autorizado, el plazo llega hasta 13 meses. Por eso hay que conservar los mandatos.
- Avisa a tus socios con antelación del importe y la fecha de cobro. Lo más sencillo es que figure en las condiciones de inscripción del club.
Los errores más habituales
- Cobrar a alguien que ya se dio de baja o estaba en pausa.
- Olvidar un descuento de hermanos y tener que devolver la diferencia.
- IBAN mal copiados: un solo dígito y el recibo vuelve.
- Socios sin mandato firmado.